4月は新しいことが始まる、そして始めるのはとてもいい時期ですよね。
新社会人は、特に緊張の新しい生活がスタートする4月。毎年この時期になると、まあたらしいスーツに身を包だ、新会社員をたくさん見かけます。
一目でわかるそのフレッシュさが、春の爽やかな気候、雰囲気にぴったりですよね。
そして現役サラリーマンの方たちでも、この4月から新天地で仕事を始める方、また転勤したり、転勤してくる方を迎い入れたり、そして部署替えがあったり色々と忙しい時期。
そんな中、新入社員を迎い入れる入社式も早速行われます。自分には関係ないなと思っていたら、突然入社式の進行を頼まれた、なんて方もいるかもしれません。
初めてのことだし、自分が入社したときはどんなだったかなと、思い出そうと思ってもなかなかクリアではないですよね。
今回は入社式の進行について、どんなことを用意しておけばいいのかをまとめてみました。上手に進行して、新入社員を迎えられるように準備をしていきましょう。
事前に準備すること
何事も、しっかりと準備しておくことでスムーズに進行できますね。直前になって当てないように大切なことです。
入社式に必要な準備はこちらです。
入社式会場の確保
最初にすることはまず、これです。自社の会議室を使って行う場合は、当日空きがあるかどうかをきちんと確認し、キープしておきます。もちろん自社以外の施設で行う場合も同じです。
毎年行われている施設や、変わる場合でもできるだけ会社の近くがいいですね。
社長、幹部、役員と打ち合わせをする
入社式では、式次第の中に「社長の挨拶」そして「役員、幹部の挨拶」というのが必ずあります。自分が進行担当になった場合は、直ちにこの打ち合わせを行いましょう。
また会社によっては上司が打ち合わせてくれるところもあるので、まずは上司に確認をし、状況によって打ち合わせて行く、というふうにしましょう。
懇親会会場の確保
もう一つ確保するのが懇親会会場です。入社式後に行う企業は多いので、確認をした上で手配しましょう。
この時期の飲食店は、同じような理由で懇親会するところも多いので、混み合うことは必須です。人数も多かったりすると場所の確保に苦労します。早めに手配をするようにしましょう。
これらのことをあらかじめ準備しておきましょう。特に時間の手配、人数など、間違いがないようにしっかり確認が必要です。
当日の流れ
準備ができたところでいよいよ本番。当日の流れは、一般的にこのような感じになります。
開会の挨拶
まず、司会者が開会の宣言を行います。こちらは簡単に一言済ませるだけで大丈夫です。
「ただ今より、平成＿度、株式会社○○の、入社式をおこないます」
という感じです。
全体的に、手短に「では次に、、」というふうに進めていっていいでしょう。このとき社旗の掲揚をするところもあります。
社訓の唱和
「それでは、社訓の唱和をいたします。」
社是、企業理念、経営理念、クレイド、など会社によって呼び方があります。
社長の挨拶
「それでは次に社長から新入社員への訓示や激励を述べていただきます。社長、よろしくおねがいいたします。」
会長やCEOが行う会社もあります。
新入社員への辞令交付
「それでは、我が社の一員となりました新入社員をここで紹介させていただきます。新入社員の皆さんは、前へ出て一列に並んでください。」
辞令交付は、新入社員の代表者、もしくは一人一人に渡します。
「各部署に配属されましたら、ご指導のほどよろしくおねがいいします。それでは、新入社員の皆さんは着席してください。」
役員、幹部の紹介
「 続きまして役員の紹介に移らせていただきます。役員の方々は、恐れ入りますがお名前を申し上げますのでその場で、ご起立をお願いいたします。」
といって、役職順に紹介していきます。順番を間違えないように注意しましょう。
新入社員代表のあいさつ
「では次に新入社員を代表して、〇〇さんに答辞と決意を述べてもらいます。〇〇さんは前へ来てください。そして新入社員は、全員起立願います。」
代表者が、仕事への決意表明や抱負、上司や先輩社員へ指導のお願いなどを述べます。式の前に念のためどの社員が挨拶をするのかを確認しておくといいですね。
閉会の挨拶
「それでは、以上を持ちまして平成＿年度株式会社○○新入社員入社式を終了いたします。」
なと宣言して入社式は終了です。
こちらが一連の流れです。あとは懇親会の予定があればその内容について場所、時間などを説明します。
自分もフレッシュな気分になれる
入社式。自分が入社したときのことを思い出さずにはいられないですよね。
進行を任されることによって、自分の先輩としてに自覚もより一層高まることでしょう。
新入社員にとっては緊張の瞬間、1日になります。
式が終わり、懇親会があれば少しでも緊張をほぐしてもらえるように、そして安心して仕事を始められるようにリラックスした空間を作ってあげられるようにするといいですね。
自分の時はこうだったなと振り返りながら、そしてお話ししてあげながら希望に満ちて入社してきた社員たちを激励してあげましょう。
そして、準備をしっかりして場所や時間については前日にもう一度しっかり確認しておきましょう。ウエルカムな気持ちで新入社員を迎い入れましょう。