みなさんは会社で
ビジネスメールを作成することはありますか？
言葉遣いやフォントサイズなど、
相手が読みやすく、受け取って気持ちの良い
メールを作成したいですよね？
メールは会社の「顔」ですので
メールの印象で会社に対するイメージも
変わってきます。
私も入社したばかりの頃はとても苦労していました。
ここではビジネスメールを作成するにあたり
気をつけること、適切なフォントサイズについて
詳しくみていきましょう。
ビジネスメールで気をつけることは？
まず、ビジネスメールを書くにあたって気をつけるべき
ポイントを押さえておきましょう。
① 宛先（TO･CC・BCC）
TOはメールを送りたい相手、
CCは上司など情報を共有したい相手をいれます。
BCCは、TOやCCに入れた人に知られずに
内容を共有したい人に送ります。
② 件名
件名がわかりにくいと、
読まずに削除されてしまう可能性があるので、
簡潔に、ぱっとみてわかりやすいものにしましょう。
(例)見積書の依頼
(例)打ち合わせの日程
③ 冒頭
まず、冒頭に相手の会社名・名前を入れた後、
挨拶文を入れることがポイント。
○○会社
○○様
お世話になっております。
○○会社○○でございます。
これでバッチリです。
その次に、本題を書き始めましょう。
④ 本文
ポイントは、「相手が読んでわかりやすい文を書くこと」。
一行あたりは30文字程度で、5W1Hを意識すると良いでしょう。
1文が長くなってしまう時は、
箇条書きなどにして工夫するのもコツです。
「相手に失礼のない表現」を使うことも大事ですね。
ここでは、私たちが日常生活で良く使う表現を
ビジネスメールではどのように書くのかみていきましょう。
わかりました･了解です。
→承知いたしました。or かしこまりました。
～できますか？
→～は可能でしょうか。
すみません。
→申し訳ございません。
どうしますか。
→いかがいたしますか。
大丈夫です。
→問題ございません。
教えてください。
→ご教示ください。
～してください。
→していただければ幸いです。
⑤ 締めの言葉
締めの言葉は「どうぞよろしくお願いいたします。」
「引き続きどうぞよろしくお願いいたします。」
で締めるのが一般的です。
最後に署名をつけるのも忘れずに。
最適なフォントサイズ
言葉遣いも大事ですが、
「フォント」もメールの印象を左右する大事な要素です。
オススメのフォントは「明朝」「ゴシック」「メイリオ」。
「ポップ体」など軽い感じのする文体は
避けた方が良いでしょう。
視力が衰え始める50代～60代の方も読むと考えると、
フォントサイズは「12前後」が妥当でしょう。
英語の場合は、Calibri, Century, Arial, Verdanaのフォントで
「9～11」のフォントサイズを選ぶと良いでしょう。
会社の「顔」であるビジネスメール。
まずは、ビジネスメールで良く使う
定型表現を覚えていってしまいましょう。
慣れないうちはなかなか難しいかもしれませんが、
上達のコツは自分でメールを書いてみること。
自分が書いたものに自信がない場合、
他の人に添削してもらうのも良いでしょう。
私も最初は時間がかかってしまいましたが、
数をこなせば、驚くほどサクサク書けるようになりますよ！